Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная система, позволяющая выстраивать процесс управления организации на основе оборота необходимых документов для сотрудников в многопользовательском режиме.

Классификация систем электронного документооборота:

  • Универсальные СЭД – доступность в стоимости и приобретении, стандартный интерфейс, простота и высокая скорость установки, однако наличие вероятности несоответствия функций к запросам определенной организации, необходимость лицензии на каждого сотрудника в системе.
  • Непосредственные разработки СЭД – повышенная стоимость и время для разработки системы и её внедрения под определенное программное обеспечение, максимальная приближенность к конкретным задачам и функциям организации.
  • Комбинированные СЭДО – использование базовой платформы с соответствующими необходимыми доработками для определенного предприятия, относительно небольшие затраты на разработку и внедрение к существующему программному обеспечению, простой русифицированный интерфейс, лицензия и все права на использование системы. Компромисс между двумя предыдущими вариантами.

Переход к системе электронного документооборота – необходимый путь к современной оптимизации процессов управления организациями. Такое решение может привести к полному или частичному отказу от работы бумажной документации, что положительно сказывается на скорости и оперативности работы сотрудников и управляющих данного предприятия.

Основными возможностями систем электронного документооборота стоит отметить:

  • Увеличение эффективности и оперативности деятельности сотрудников при ограничении документации, с которой они работают. Для чего необходимо предварительно определить и назначить фильтр для того или иного сотрудника.
  • Из-за оптимального использования документов происходит повышение эффективности и производительности труда.
  • Упрощение совместного процесса использования документов.
  • Минимальная вероятность возникновения ошибок в документации из-за исключения попытки дублирования документов.
  • Возможность отслеживать отчетность по документам и процесс принятия решений.
  • Определение ответственности работников за контроль использования документов и порядок отчетности.

Внедрение СЭД решает большой круг задач в области документации:

  • быстрая доставка документов к исполнителям,
  • ускорение сроков согласования документов,
  • создание условий для проверки и анализа хода контроля ознакомления и согласования документов,
  • организация удобного хранения и поисков информации и документов,
  • возможность организации работы канцелярии,
  • создание прозрачного и эффективного процесса обработки тикетов по техподдержке,
  • возможность фильтрации, сортировки многоуровневой группировки документов,
  • автоматизация документооборота и построения отчетов,
  • система безопасности на основании организации и ее структуры,
  • шифрование данных,
  • возможность взаимодействия и интеграции с офисными пакетами и другие возможности СЭД.

Как показали исследования, системы электронного документооборота повышают производительность труда и эффективность на 20–25%. По сравнению с хранением бумажных архивов, стоимость электронного архивного хранения документов снижается на 80%. Таким образом, полная автоматизация делопроизводства и документооборота компании позволяет сократить денежные и временные затраты за счет повышения скорости принятия решений управляющих и предоставляет конкурентные преимущества.

Бизнес-эффективность внедрения СЭД доказывает свое превосходства перед библиотеками и архивными ведением бумажных документаций. Система электронного документооборота является неотъемлемым аттрибутом современной организации.